01Wie we zijn
Bunchy is verantwoordelijk voor de gegevens van bloemisten en hun medewerkers die Bunchy gebruiken. Voor de gegevens van de klanten van een bloemist is de bloemist verantwoordelijk en beheert Bunchy ze namens de bloemist (zie onze verwerkersovereenkomst). Neem contact met ons op via Help in je portal of via hello@bunchy.co.uk.
02Wat we over jou als bloemist vastleggen
Je naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen, zodat niemand het kan lezen), de naam, het adres en telefoonnummer van je winkel, je KvK- en btw-nummer, en wat je in het portal doet, zodat we het goed en veilig kunnen laten werken. Als je onze helpdesk schrijft, bewaren we dat gesprek.
03Wat we voor je winkel bewaren
De namen, e-mailadressen, telefoonnummers en adressen van je klanten, de mensen naar wie ze bloemen sturen, kaartteksten, bestellingen, facturen, bezorgfoto’s en e-mails die vanuit je winkel zijn verstuurd. We gebruiken deze gegevens alleen om je winkel voor je te laten draaien.
04Waarvoor we ze gebruiken
Om Bunchy volgens onze overeenkomst aan je te leveren, om het veilig en werkend te houden, om je e-mails te sturen over je account (bijvoorbeeld over een betaling die niet is gelukt) en om een correcte administratie bij te houden, zoals de wet vereist. Nieuws over Bunchy sturen we alleen als je dat wilt ontvangen, en je kunt je daar altijd voor afmelden.
05Met wie we ze delen
Alleen met de diensten die ons helpen Bunchy te laten draaien:
- Cloudflare, dat het platform host en je gegevens en foto’s opslaat.
- Amazon Web Services, dat onze versleutelde back-ups en beveiligingslogboeken in Londen bewaart.
- Stripe, dat kaartbetalingen afhandelt: de betalingen van je klanten en je Bunchy-abonnement.
- De AI-aanbieders achter de AI-hulp van Bunchy en de winkelassistent: Claude van Anthropic, uitgevoerd door Amazon Web Services in het Verenigd Koninkrijk of de EU, of Cloudflare Workers AI als Claude niet beschikbaar is. Zij verwerken de tekst die naar hen wordt gestuurd om een antwoord te geven, bewaren die daarna niet en gebruiken die niet om hun modellen te trainen.
- Onze e-maildienst, om orderbevestigingen en andere e-mails vanuit je winkel te versturen.
- Google, alleen op de website van een bloemist die Google Analytics heeft aangezet, en alleen voor bezoekers die analytische cookies accepteren.
Sommige van deze diensten kunnen gegevens buiten het Verenigd Koninkrijk verwerken. In dat geval zijn ze beschermd door de waarborgen die het Verenigd Koninkrijk heeft goedgekeurd, zoals het International Data Transfer Addendum. We verkopen nooit persoonsgegevens.
06Hoe lang we ze bewaren
Bestellingen, facturen en betalingen bewaren we 6 jaar na het einde van het boekjaar waartoe ze horen, omdat de wet voorschrijft dat de administratie wordt bewaard (Britse btw- en vennootschapswetgeving); we verwijderen ze na 7 jaar. Bezorgfoto’s worden na 12 maanden automatisch verwijderd. De inhoud van e-mails die vanuit je winkel zijn verstuurd, wordt na 18 maanden verwijderd (we bewaren een korte notitie dát er een e-mail is verstuurd, zolang de bijbehorende bestelling bestaat). Bezoekersaantallen van websites bewaren we 26 maanden, het activiteitenlog van je winkel 2 jaar, suggesties van de assistent 12 maanden en berichten aan onze helpdesk 2 jaar na het laatste bericht.
Als je je winkel sluit, bewaren we hem zodat je hem weer kunt openen. Kies je voor “Deze winkel definitief verwijderen” (of vraag je het ons via Help), dan verwijderen we hem 30 dagen later: je website, producten, bestellingen, klanten, foto’s, e-mails en logins van je team. Een winkel die gesloten of zonder abonnement blijft, verwijderen we 13 maanden na de sluiting, nadat we de eigenaar hebben gemaild. Het enige wat we bewaren is een kopie van de facturen en creditfacturen van de winkel, zonder de namen of contactgegevens van klanten, omdat de belastingwet voorschrijft dat die worden bewaard; we verwijderen die kopie 7 jaar na de datum van elke factuur. Onze beveiligingslogboeken bevatten alleen gecodeerde id’s, nooit namen of e-mailadressen, en worden maximaal 7 jaar bewaard.
Verwijderde gegevens verdwijnen binnen 90 dagen uit onze versleutelde back-ups, wanneer die back-ups verlopen.
07Cookies
Het portal gebruikt één cookie om je ingelogd te houden. De webshops van bloemisten gebruiken cookies die nodig zijn om te werken, zoals voor het winkelmandje. Zet een bloemist Google Analytics aan, dan vraagt de website bezoekers eerst om toestemming en wordt het alleen geladen als ze die geven. Bunchy's eigen welkomstpagina en ontwerpgalerij tellen bezoeken met Cloudflare Web Analytics. Dat gebruikt geen cookies en herkent je niet. Bezoekers in de EU worden niet meegeteld. Kom je binnen via de uitnodigingslink van een andere bloemist, dan onthoudt één cookie 60 dagen wie je heeft uitgenodigd, zodat jullie allebei de gratis maand krijgen.
08De assistent op deze website
De chat ‘Stel een vraag’ op platform.bunchy.co.uk is een AI-assistent, en dat staat er ook bij. Hij antwoordt alleen op basis van een feitenblad over Bunchy en kan zich vergissen. Wat je typt, wordt naar de hierboven genoemde AI-aanbieders gestuurd om een antwoord te vinden, en wordt niet gebruikt om ze te trainen. We bewaren het gesprek niet: we tellen alleen de vragen en bewaren een versleutelde (gehashte) vorm van je IP-adres hoogstens een dag, om misbruik te voorkomen. Typ er geen persoonlijke gegevens of betaalgegevens in. Een mens bereik je via hello@bunchy.co.uk.
09Veiligheid
Alles wordt via beveiligde verbindingen verstuurd, wachtwoorden worden onleesbaar opgeslagen, kaartteksten en telefoonnummers worden versleuteld, elk teamlid ziet alleen wat nodig is voor zijn of haar rol, inloggen kan worden beveiligd met een tweede stap, en we bewaren 90 dagen lang versleutelde dagelijkse back-ups op een aparte plek (Amazon Web Services in Londen).
10Je rechten
Je kunt vragen om de gegevens die we over je hebben in te zien, te corrigeren, te downloaden of te verwijderen. Schrijf naar hello@bunchy.co.uk. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens zijn omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij het Information Commissioner’s Office (ico.org.uk), maar praat alsjeblieft eerst met ons.
Ben je klant van een bloemist? Neem dan eerst contact op met de bloemist: die is verantwoordelijk voor je gegevens, en wij helpen hem of haar om je te antwoorden.